Integracja ERP z e-commerce - na co zwrócić uwagę zanim zdecydujesz się na wdrożenie

W skrócie

- Integracja sklepu z ERP wymaga szybszej i bardziej niezawodnej wymiany danych niż integracje wewnętrzne, bo zamówienia i stany zmieniają się na bieżąco.

- Pełna integracja powinna obejmować co najmniej trzy obszary: produkty i ceny, stany magazynowe oraz zamówienia wracające do ERP.

- Prosta integracja to zwykle kwestia tygodni - koszt i czas rosną wraz z liczbą dodatkowych reguł biznesowych.

- Integracja ma sens, gdy ręczne przepisywanie zamówień zaczyna zajmować realny czas w ciągu dnia - nie warto wdrażać jej „na wszelki wypadek”. 

‍

Sprzedaż stacjonarna i internetowa w tej samej firmie to dziś standard, a nie wyjątek. Problem pojawia się, kiedy oba kanały działają na osobnych, niepołączonych systemach - wtedy pytanie, jak zintegrować sklep internetowy z ERP, prędzej czy później staje się palące. Zanim się na to zdecydujesz, warto wiedzieć, na co zwrócić uwagę.

Czym różni się integracja sklepu od integracji dwóch systemów wewnętrznych

Integracja sklepu internetowego z ERP różni się od typowej integracji wewnętrznej tym, że po stronie sklepu dane zmieniają się bardzo często i w dużej skali - nowe zamówienia mogą napływać co kilka minut, a stany magazynowe muszą być aktualne niemal w czasie rzeczywistym, żeby nie sprzedawać towaru, którego już nie ma. To stawia wyższe wymagania co do szybkości i niezawodności integracji niż w przypadku wolniej zmieniających się danych, jak kartoteki kontrahentów.

Które dane naprawdę muszą płynąć w czasie rzeczywistym

Nie wszystkie dane wymagają natychmiastowej synchronizacji. Stany magazynowe i ceny zwykle tak - opóźnienie oznacza ryzyko sprzedania towaru, którego nie ma, albo pokazania nieaktualnej ceny. Zamówienia ze sklepu również powinny trafiać do ERP od razu, żeby magazyn mógł zacząć je realizować bez zbędnej zwłoki. Za to dane historyczne, statystyki czy archiwalne dokumenty mogą synchronizować się rzadziej, bez wpływu na codzienną sprzedaż. Warto też pamiętać, że różne kategorie produktów mogą wymagać różnego podejścia - towary o dużej rotacji potrzebują częstszej synchronizacji stanów niż te sprzedawane sporadycznie, gdzie ryzyko przesprzedania jest dużo mniejsze.

Integracja sklepu z Subiekt GT, nexo PRO czy Navireo

Integracja sklepu z Subiekt - niezależnie od tego, czy mowa o Subiekcie GT, nexo PRO czy Navireo - powinna obejmować przynajmniej trzy obszary: produkty i ceny płynące z ERP do sklepu, stany magazynowe aktualizowane w obie strony oraz zamówienia wracające ze sklepu do ERP wraz z danymi kontrahenta. Pominięcie któregokolwiek z tych elementów zwykle oznacza, że część pracy i tak zostanie ręczna, a integracja tylko przesunie problem w inne miejsce, zamiast go rozwiązać.

Ile to kosztuje i ile trwa

Koszt i czas integracji sklepu z ERP zależą przede wszystkim od liczby obszarów, które ma obejmować, oraz od tego, czy korzystasz z gotowej platformy e-commerce, czy rozwiązania szytego na miarę. Prosta integracja obejmująca produkty, ceny i stany magazynowe to zwykle kwestia tygodni, a nie miesięcy. Rozbudowa o dodatkowe reguły - na przykład różne cenniki dla różnych kanałów sprzedaży czy obsługę wielu magazynów - wydłuża projekt, ale też zwiększa jego wartość, bo trafia dokładnie w specyfikę firmy, zamiast wymuszać dopasowanie procesu do gotowego szablonu.

Jedna integracja, wiele kanałów sprzedaży

Firmy, które sprzedają jednocześnie przez własny sklep i marketplace'y, takie jak Allegro czy Amazon, często zakładają, że każdy kanał wymaga osobnej integracji z ERP. W praktyce lepiej zaprojektować jedno centralne połączenie z ERP, do którego podłączają się kolejne kanały sprzedaży - dzięki temu stany magazynowe i ceny są spójne wszędzie naraz, a dodanie kolejnego kanału w przyszłości nie oznacza budowania integracji od zera.

Pułapki, na które warto uważać

Częstym problemem jest niedopasowanie kartotek towarowych między systemami - inne jednostki miary, inne warianty tego samego produktu, brakujące kody EAN. Innym jest brak jasnej reguły, co się dzieje, gdy zamówienie ze sklepu dotyczy towaru, który w międzyczasie się skończył. Warto ustalić te reguły przed wdrożeniem integracji, a nie dopiero wtedy, gdy pierwszy klient dostanie potwierdzenie zamówienia na towar, którego nie ma. Zdarza się też, że integracja świetnie działa w dni powszednie, ale zawodzi w szczycie sezonu, kiedy liczba zamówień rośnie kilkukrotnie - a to właśnie wtedy błąd kosztuje najwięcej, bo dotyczy większej liczby klientów naraz. Warto sprawdzić z dostawcą integracji, jak rozwiązanie zachowuje się pod większym obciążeniem, zanim, a nie w trakcie, sezonowego szczytu sprzedaży.

Kiedy warto zintegrować, a kiedy jeszcze poczekać

Integracja ma największy sens, gdy liczba zamówień online rośnie na tyle, że ręczne przepisywanie zaczyna zajmować realny czas w ciągu dnia, albo gdy pojawiają się pierwsze pomyłki wynikające z nieaktualnych stanów. Przy naprawdę niewielkiej sprzedaży internetowej czasem prostsze rozwiązania organizacyjne wystarczą - integracja to inwestycja, którą warto zaplanować, a nie wdrażać „na wszelki wypadek”. Dobrym testem jest policzenie, ile godzin miesięcznie zespół spędza na ręcznym przepisywaniu zamówień, i porównanie tego z kosztem samej integracji.

Jak zacząć

Jeśli zastanawiasz się nad integracją sklepu z Subiektem lub Navireo, dobrym punktem startu jest krótka rozmowa o tym, jak dziś wygląda przepływ zamówień w Twojej firmie.

‍