Analiza procesów przed integracją ERP - od czego zacząć?

W skrócie

- Analiza procesów to punkt wyjścia każdej sensownej integracji - pokazuje, gdzie realnie przepisywane są dane ręcznie.

- Audyt procesów zaczyna się od rozmowy z pracownikami wykonującymi dane czynności na co dzień, nie tylko z kierownictwem.

- Wynikiem analizy jest konkretny plan integracji, a nie tylko raport - pozwala też realistycznie wycenić projekt.

- Pominięcie analizy często kończy się integracją, która działa technicznie, ale nie usuwa faktycznego źródła problemu. 

Zanim zaczniemy projektować jakąkolwiek integrację, zadajemy klientowi kilka pozornie prostych pytań: gdzie dziś przepisujecie dane ręcznie? Ile razy to samo zamówienie pojawia się w różnych systemach? Kto to sprawdza i poprawia błędy? Odpowiedzi na te pytania to w praktyce analiza procesów - punkt wyjścia do każdego sensownego projektu integracyjnego, a nie formalność do odhaczenia. Pominięcie tego etapu bywa kuszące, bo analiza kosztuje czas, zanim jeszcze powstanie cokolwiek namacalnego. W praktyce jednak koszt pominięcia analizy zwykle ujawnia się później - jako integracja, którą trzeba przeprojektować, albo automatyzacja, która nie obejmuje faktycznego źródła problemu.

Dlaczego analiza, a nie od razu wdrożenie

Pokusa, żeby od razu zamówić integrację „między systemem X a Y”, jest zrozumiała - chce się rozwiązać problem jak najszybciej. W praktyce jednak wdrożenie bez wcześniejszej analizy funkcjonalnej często kończy się integracją, która owszem działa, ale nie tam, gdzie realnie boli. Zdarza się, że firma zamawia integrację magazynu z ERP, a największym źródłem błędów wcale nie jest magazyn, tylko sposób, w jaki handlowcy wprowadzają zamówienia.

Jak wygląda audyt procesów w praktyce

Audyt procesów zaczynamy od rozmowy z osobami, które faktycznie wykonują dane czynności na co dzień - magazynierem, handlowcem, księgową - a nie tylko z kierownictwem. To oni najlepiej wiedzą, które kroki są zbędne, gdzie najczęściej dochodzi do pomyłek i które dane wpisują po raz drugi lub trzeci. Rozmowy te trwają zwykle krócej, niż mogłoby się wydawać - pół godziny z magazynierem często ujawnia więcej niż tydzień analizowania samej dokumentacji procesowej. Dopiero na tej podstawie budujemy mapę przepływu informacji między systemami - od zamówienia klienta, przez magazyn, aż po fakturę.

Najczęstsze odkrycia podczas analizy

W trakcie analizy najczęściej powtarzają się podobne wzorce. Ten sam kontrahent bywa wprowadzony do dwóch różnych systemów pod nieco innym numerem NIP lub nazwą, przez co nikt nie widzi pełnej historii współpracy z nim. Zamówienia ze sklepu internetowego trafiają do ERP z opóźnieniem, bo ktoś musi je ręcznie przepisać raz dziennie, zamiast synchronizować je na bieżąco. Magazynier prowadzi własną, nieoficjalną listę braków w Excelu, bo stany w systemie od dawna się nie zgadzają. Żadne z tych odkryć nie jest zaskakujące samo w sobie - zaskakująca bywa dopiero skala, kiedy zbierze się je razem i policzy, ile czasu w skali miesiąca faktycznie kosztują.

Weźmy typowy przykład: firma dystrybucyjna zgłasza się z prośbą o integrację sklepu internetowego z Subiektem, bo zamówienia trzeba przepisywać ręcznie. Podczas analizy okazuje się jednak, że prawdziwym wąskim gardłem nie jest brak integracji, tylko sposób prowadzenia kartoteki towarowej - te same produkty mają różne nazwy w sklepie i w Subiekcie, więc nawet automatyczne połączenie systemów nie rozwiązałoby problemu błędnych zamówień. Dopiero uporządkowanie kartoteki, a potem integracja, dają realny efekt. Bez analizy firma zapłaciłaby za integrację, która nie usunęłaby źródła problemu.

Analiza przedwdrożeniowa a wybór technologii

Wielu firmom wydaje się, że najpierw trzeba wybrać system czy dostawcę, a dopiero potem zastanowić się nad procesem. My robimy odwrotnie. Analiza przedwdrożeniowa pokazuje, czego firma faktycznie potrzebuje - i dopiero do tego dobieramy sposób integracji, czy to gotowy konektor, czy rozwiązanie oparte o API. Dzięki temu unikamy sytuacji, w której kupione rozwiązanie technicznie działa, ale nie pasuje do sposobu pracy zespołu.

Co jest wynikiem analizy

Efektem analizy nie jest sam raport do szuflady, tylko konkretny plan: które procesy da się zautomatyzować od razu, które wymagają zmian organizacyjnych przed integracją, a które warto zostawić bez zmian, bo koszt automatyzacji przewyższyłby korzyść. Taki plan pozwala też realistycznie wycenić projekt - zamiast szacować „integrację ERP” w oderwaniu od tego, ile faktycznie danych i procesów ona obejmuje. Dzięki temu klient wie z góry, czy mówimy o kilkudniowym projekcie, czy o wdrożeniu rozłożonym na kilka miesięcy, zanim jeszcze podejmie decyzję o rozpoczęciu prac.

Kiedy warto zacząć od analizy

Analiza procesów ma sens praktycznie zawsze, ale szczególnie wtedy, gdy firma korzysta z kilku systemów naraz, planuje wdrożenie nowego oprogramowania, albo po prostu czuje, że coś w codziennej pracy działa wolniej, niż powinno, ale nie potrafi wskazać dokładnie, co. Jeśli rozpoznajesz swoją firmę w tym opisie, umów konsultację - zaczniemy od rozmowy o Twoich procesach, a dopiero potem porozmawiamy o technologii. Dotyczy to również firm, które już korzystają z 4MAG czy 4SALES i planują rozbudować swoje środowisko o kolejne integracje - analiza pozwala wtedy sprawdzić, czy nowe połączenie rzeczywiście domyka proces, czy tylko dokłada kolejny system do istniejącego chaosu.

‍