Kody kreskowe w magazynie: jak wdrożyć je krok po kroku

W skrócie:

• EAN to kod kreskowy, w którym zapisany jest numer GTIN, a prefiks 590 oznacza kraj rejestracji numeru, nie kraj produkcji towaru.
• Wdrożenie zaczyna się od przeglądu asortymentu i uzupełnienia kodów w ERP, a dopiero potem od sprzętu i etykiet.
• W 4MAG skanowanie tworzy dokumenty PZ, WZ, MM, PW, RW i ZW na terminalu, a dane trafiają do ERP w czasie rzeczywistym.

Kody kreskowe w magazynie to jeden z tych tematów, który wygląda na prosty, dopóki nie trzeba go wdrożyć. Skaner kosztuje niewiele, ale o tym, czy magazyn naprawdę przyspieszy, decyduje coś innego: czy każdy towar ma kod, czy kod jest czytelny i czy skanowanie od razu zapisuje się w systemie ERP. Poniżej przechodzimy przez wdrożenie krok po kroku.

Od czego zacząć: GTIN, EAN i co z tego wynika

Zanim zaczniesz drukować etykiety, warto uporządkować pojęcia. GTIN to Globalny Numer Jednostki Handlowej, element systemu GS1. Występuje w kilku strukturach: GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 i GTIN-14. EAN to z kolei kod kreskowy, w którym taki numer jest zapisany. To nie jest to samo: GTIN to numer, EAN to jego graficzna postać.

W popularnym kodzie EAN-13 pierwsze trzy cyfry to prefiks GS1 kraju, w którym firma zarejestrowała numer (dla Polski jest to 590). Nie oznacza to kraju produkcji towaru. Kolejne cyfry to numer firmy, potem numer produktu, a ostatnia cyfra jest cyfrą kontrolną, dzięki której skaner wie, że odczytał kod poprawnie.

Dla magazynu wynika z tego jedna praktyczna zasada: towar, który przychodzi od dostawcy z kodem EAN, nie wymaga nowej etykiety. Wystarczy raz przypisać ten kod do karty towaru w ERP. Etykiety własne drukujesz dla pozostałych pozycji, na przykład dla wyrobów własnych, towarów bez kodu albo dla miejsc składowania.

Krok 1: sprawdź, które towary mają kody

Zrób przegląd asortymentu. Podziel towary na trzy grupy: z kodem producenta, bez kodu oraz takie, w których jeden kod obejmuje różne warianty (rozmiar, kolor). Dla ostatniej grupy pamiętaj, że każdy wariant, który magazynier ma odróżnić, musi mieć własny kod. W 4MAG cechy towaru, takie jak rozmiar, kolor czy wariant, są obsługiwane, więc rozróżnienie wariantów nie wymaga obejścia.

Krok 2: uzupełnij kody w ERP

Kody trzeba wpisać do kart towarowych w Subiekcie GT, Subiekcie nexo PRO lub Navireo. To najnudniejszy etap, ale od niego zależy cała reszta. Jeśli towarów jest dużo, zaplanuj uzupełnianie partiami, zaczynając od pozycji najczęściej wydawanych. Dzięki temu pierwsze efekty zobaczysz szybko, a reszta asortymentu dojdzie stopniowo.

Krok 3: wybierz sprzęt

Do pracy w magazynie zalecamy terminale kodów kreskowych. Smartfon albo tablet też odczyta kod, ale robi to kamerą, więc przy intensywnym skanowaniu terminal z dedykowanym czytnikiem jest wygodniejszy. Aplikacja 4MAG działa na urządzeniach z Androidem 10 lub nowszym, więc dobierasz sprzęt do skali pracy, nie do systemu. Szerzej o wyborze urządzenia piszemy we wpisie o tym, czym różni się kolektor, terminal z Androidem i smartfon.

Krok 4: zaplanuj etykiety

Etykiety potrzebne są na towary bez własnego kodu oraz do oznaczania miejsc na regałach. 4MAG pozwala drukować etykiety bezpośrednio z terminala, a do pracy w ruchu można użyć drukarki mobilnej. Magazynier, który znajdzie towar bez kodu, nie odkłada go na później, tylko drukuje etykietę na miejscu.

Jeśli oznaczasz też półki i regały, zerknij na wpis o tym, jak zaplanować lokalizacje magazynowe. Kod miejsca składowania jest równie ważny jak kod towaru.

Krok 5: podłącz skanowanie do dokumentów

Samo skanowanie niewiele da, jeśli wynik ląduje w arkuszu. Skanowanie ma tworzyć dokumenty magazynowe. W 4MAG przyjęcia i wydania kończą się dokumentami PZ, WZ, MM, PW, RW i ZW, które powstają wprost na terminalu i od razu trafiają do ERP. Integracja jest dwukierunkowa i działa w czasie rzeczywistym, bez eksportów i importów plików. Magazynier skanuje pozycję, a księgowość widzi dokument w Subiekcie.

Przy kompletacji aplikacja prowadzi po liście zleceń i wymaga zeskanowania każdej pozycji, co ogranicza pomyłki. Więcej o metodach zbierania towaru znajdziesz we wpisie o kompletacji zamówień jedno- i wieloetapowej.

Krok 6: przeprowadź inwentaryzację na skanerach

Pierwsza inwentaryzacja z kodami to dobry sprawdzian całego wdrożenia. Policzone towary skanujesz, a różnice widać od razu. W 4MAG inwentaryzacja działa na skanerach, na kodach kreskowych i QR, a pracować może wielu magazynierów równolegle. Jak ułożyć taki spis, opisaliśmy we wpisie o inwentaryzacji w Subiekcie GT, nexo PRO i Navireo.

A kody dwuwymiarowe?

Kody 2D, jak QR czy GS1 DataMatrix, mogą przenosić więcej danych niż EAN, na przykład datę przydatności czy numer partii. Według GS1 Polska i branży handlowej trwa okres przejściowy, w którym skanery w punktach sprzedaży mają czytać zarówno stare, jak i nowe kody, a kody EAN nie znikną po 2027 roku. Dla magazynu wniosek jest prosty: nie musisz zmieniać wszystkiego naraz, ale warto wybierać sprzęt, który odczyta także kody dwuwymiarowe.

Najczęstsze pytania

Czy muszę kupować własne kody EAN?

Nie dla towarów, które przychodzą od dostawcy z kodem. Własne etykiety przydają się dla pozycji bez kodu i dla miejsc składowania.

Czy do skanowania wystarczy telefon?

Tak, smartfon lub tablet z Androidem 10 lub nowszym odczyta kod kamerą. Do intensywnej pracy zalecamy terminal kodów kreskowych.

Czy skanowanie działa bez internetu?

Tak, 4MAG pracuje także offline, a dane synchronizują się po powrocie zasięgu.

Ile trwa wdrożenie?

Wdrożenie może zająć nawet jeden dzień roboczy. Demo działa przez 14 dni z pełną funkcjonalnością.

Zacznij od prostego testu

Najlepiej sprawdzić to na własnych towarach. Pobierz demo 4MAG, przeskanuj kilkadziesiąt pozycji z jednego regału i zobacz, jak dokumenty pojawiają się w ERP. Szczegóły aplikacji znajdziesz na stronie 4MAG oraz w opisie systemu WMS zintegrowanego z ERP, a ceny w cenniku. Jeśli planujesz większe wdrożenie, umów konsultację. Pomocny będzie też wpis o tym, jak wdrożyć system WMS.