Serwis i rozwój systemu ERP po wdrożeniu - na co zwrócić uwagę

W skrócie

• Wdrożenie systemu ERP czy modułu to początek współpracy, nie jej zamknięcie.
• Gotowe moduły (4MAG, 4SALES) dostają nowe funkcje standardowo, bez dodatkowych formalności.
• Rozwiązania dedykowane wymagają zgłoszenia potrzeby - oceniamy, czy to drobna poprawka, czy większy projekt.
• Zgłoszenia obsługujemy tego samego dnia roboczego, niezależnie od ich wielkości.
• Różni się to od zwykłych informacji o nowościach produktowych - tu chodzi o samą usługę wsparcia, nie listę nowych funkcji.

Dlaczego wdrożenie to nie koniec, tylko początek

Firmy często traktują wdrożenie systemu ERP albo nowego modułu jako zamknięty etap - projekt się kończy, system działa, sprawa jest załatwiona. W praktyce procesy w firmie zmieniają się szybciej, niż wynikałoby to z jednorazowego wdrożenia. Rośnie liczba zamówień, pojawia się nowy kanał sprzedaży, zmienia się sposób rozliczania produkcji. Serwis i rozwój systemu ERP po wdrożeniu to właśnie odpowiedź na te zmiany - możliwość dostosowywania systemu na bieżąco, bez konieczności szukania nowego dostawcy przy każdej kolejnej potrzebie.

Co w praktyce obejmuje opieka nad systemem

Dla gotowych modułów, takich jak 4MAG czy 4SALES, nowe funkcje w wersji standardowej trafiają do wszystkich użytkowników regularnie, zwykle co kilka miesięcy - bez dodatkowej umowy czy zgłoszenia. Dla rozwiązań dedykowanych, modyfikacji i integracji opieka nad systemem ERP wygląda inaczej: to Ty zgłaszasz konkretną potrzebę, a my oceniamy, w jaki sposób najlepiej ją zrealizować - czasem to drobna poprawka konfiguracji, czasem nowa funkcja wymagająca kilku dni pracy.

Jak wygląda proces zgłaszania zmian

Zgłoszenie można przesłać przez formularz wsparcia albo bezpośrednio mailowo - odpowiadamy tego samego dnia roboczego, niezależnie od tego, jak duża jest zgłoszona potrzeba. Dla prostych poprawek to zwykle krótka wycena i realizacja w ciągu kilku dni roboczych. Dla potrzeb większych - na przykład nowej integracji z systemem zewnętrznym albo rozbudowy procesu o kolejny etap - zaczynamy od rozmowy o zakresie, żeby jasno określić czas i koszt, zanim prace się zaczną.

Kiedy drobna poprawka okazuje się osobnym projektem

Nie każde zgłoszenie jest tym, na co wygląda na pierwszy rzut oka. Prośba o dodanie jednego pola w formularzu zamówienia czasem w trakcie rozmowy odkrywa, że cały proces wymiany danych z systemem zewnętrznym wymaga przebudowy - i wtedy mówimy o tym otwarcie, zamiast wdrażać prowizoryczną poprawkę, która za kilka miesięcy przestanie wystarczać. Więcej o tym, jak podchodzimy do takich sytuacji w kontekście łączenia systemów, znajdziesz w artykule o integracji ERP krok po kroku.

Czym to się różni od informacji o nowych funkcjach produktów

To, jak regularnie rozwijamy same produkty 4MAG i 4SALES, opisaliśmy w artykule o stałym rozwoju tych aplikacji. Ten wpis dotyczy czegoś innego - samej usługi wsparcia i rozwoju systemu po wdrożeniu, niezależnie od tego, czy mówimy o module standardowym, czy o rozwiązaniu napisanym indywidualnie pod proces konkretnej firmy.

Dla kogo jest to wsparcie

Z opieki najczęściej korzystają firmy, które wdrożyły już system WMS albo rozwiązanie traceability i chcą mieć pewność, że system będzie rozwijał się razem z firmą, a nie zostanie zamrożony w wersji z dnia wdrożenia. Więcej o samym zakresie usługi i sposobie zgłaszania potrzeb znajdziesz na stronie Wsparcie i rozwój systemu ERP po wdrożeniu.

Dlaczego ma to znaczenie niezależnie od tego, na jakim systemie pracujesz

Subiekt GT, Subiekt nexo PRO i Navireo różnią się między sobą możliwościami rozbudowy - niektóre zmiany da się wprowadzić szybciej w jednym systemie, inne wymagają więcej pracy w drugim. Dlatego zanim zgłoszenie trafi do wyceny, sprawdzamy nie tylko to, co firma chce zmienić, ale też to, jak dana zmiana wpisuje się w konkretną wersję systemu i dotychczasowe modyfikacje, które już w nim wprowadziliśmy. Dzięki temu rekomendacja uwzględnia realne ograniczenia i możliwości systemu, a nie tylko to, co teoretycznie dałoby się zrobić w oderwaniu od niego.

Co się dzieje, gdy wsparcia nie ma

Firmy, które po wdrożeniu zostają bez wsparcia technicznego, często radzą sobie z drobnymi problemami samodzielnie - aż do momentu, w którym zmiana w procesie albo nowy wymóg (np. ze strony klienta lub audytu) wymaga realnej modyfikacji systemu. Wtedy szukanie dostawcy, który nie znał wcześniej danego wdrożenia, oznacza dodatkowy czas na zapoznanie się z konfiguracją i historią zmian - czego można uniknąć, jeśli opieka nad systemem jest ciągła od samego początku. W praktyce to właśnie ciągłość, a nie jednorazowa naprawa, odróżnia stabilnie rozwijany system od takiego, który z czasem zaczyna przeszkadzać bardziej, niż pomagać.

‍