Dotacje na cyfryzację firmy - jak sfinansować rozbudowę systemu ERP

W skrócie

• Rozbudowę systemu ERP - WMS, integracje, traceability, produkcję - często można sfinansować częściowo ze środków zewnętrznych.
• Programy dla firm premiują projekty rozbudowy istniejącego systemu, nie wymianę go na nowy.
• 4Integro nie pisze wniosków, ale pomaga opisać zakres techniczny projektu, który trafia do dokumentacji.
• Im wcześniej określony zakres projektu, tym łatwiej później rozliczyć dofinansowanie zgodnie z wnioskiem.
• To, co dotyczy konkretnie identyfikowalności partii, opisujemy osobno w artykule o traceability.

Dlaczego cyfryzacja firmy wiąże się dziś z dotacjami

Dla wielu firm największą barierą przed rozbudową systemu ERP nie jest brak potrzeby, a koszt - zwłaszcza gdy projekt obejmuje kilka obszarów naraz: magazyn, integracje, produkcję. Dotacje na cyfryzację firmy są odpowiedzią na ten problem. Programy wsparcia dla małych i średnich przedsiębiorstw od lat obejmują inwestycje w oprogramowanie i automatyzację procesów, a rozbudowa systemu, z którego firma już korzysta, wpisuje się w ten zakres równie dobrze jak wdrożenie zupełnie nowego narzędzia.

W praktyce oznacza to, że firma pracująca na Subiekcie GT, Subiekcie nexo PRO czy Navireo nie musi wybierać między „zostać przy starym systemie” i „wymienić wszystko na nowe”, żeby skorzystać ze wsparcia. Coraz częściej punktowane jest właśnie rozwiązanie pośrednie: dobudowanie do istniejącego ERP modułów, które realnie zmieniają sposób pracy.

Jakie projekty kwalifikują się do dofinansowania

Zakres, który najczęściej pojawia się w projektach cyfryzacji finansowanych ze środków zewnętrznych, obejmuje: wdrożenie systemu WMS opartego na kodach kreskowych, integrację i automatyzację procesów ERP z systemami e-commerce i zewnętrznymi, wdrożenie rozwiązań traceability dla firm z branż regulowanych, oraz cyfryzację zarządzania produkcją - zlecenia, etapy, rozliczenie materiałów. Każdy z tych obszarów da się opisać jako projekt o konkretnym, mierzalnym celu, co jest kluczowe przy ocenie wniosków.

Jeśli projekt dotyczy akurat identyfikowalności partii i śledzenia produkcji, część programów ma dla takich inwestycji osobne kryteria - o tym, jak to wygląda technicznie, piszemy szerzej w artykule o traceability, w tym w sekcji dotyczącej projektów dofinansowanych.

Jaka jest rola 4Integro w takim projekcie

Nie przygotowujemy wniosków o dotacje - to zadanie dla doradców specjalizujących się w konkretnych programach i formalnościach. Nasza rola zaczyna się tam, gdzie wniosek wymaga opisu technicznego: funkcji systemu, zakresu integracji, sposobu wdrożenia, harmonogramu prac. Taki opis powstaje jeszcze przed złożeniem wniosku, dzięki czemu po jego akceptacji realizujemy projekt zgodnie z tym, co zostało zapisane w dokumentacji - bez niespodzianek na etapie rozliczenia.

W praktyce wygląda to tak: najpierw rozmawiamy o tym, co realnie ma się zmienić w firmie, potem przygotowujemy opis techniczny tej zmiany, a wdrożenie zaczyna się po stronie formalnej akceptacji projektu.

Rozbudowa kontra wymiana - co lepiej wypada we wniosku

Programy wsparcia coraz częściej doceniają projekty, które pokazują konkretny efekt: krótszy czas realizacji zamówienia, mniej błędów, lepszą kontrolę nad produkcją - niezależnie od tego, czy osiąga się to przez nowy system, czy przez rozbudowę obecnego. Rozbudowa ma tu dodatkową przewagę: nie wymaga migracji danych historycznych i nie przerywa pracy firmy na czas przejścia, co łatwiej uzasadnić jako projekt o niskim ryzyku realizacyjnym.

Czego unikać przy opisie zakresu projektu

Najczęstszy błąd przy opisywaniu projektu cyfryzacji na potrzeby wniosku to formułowanie celu w sposób zbyt ogólny - „usprawnienie procesów” albo „zwiększenie efektywności” bez wskazania, czego konkretnie to dotyczy. Dobrze opisany zakres mówi, który proces się zmienia (np. kompletacja zamówień w magazynie), jakim narzędziem (moduł WMS zintegrowany z posiadanym ERP) i jaki jest oczekiwany efekt (skrócenie czasu obsługi zamówienia, ograniczenie liczby błędów). Drugim częstym problemem jest pominięcie zależności między systemami - jeśli projekt wymaga integracji z już działającym oprogramowaniem księgowym albo sklepem internetowym, warto to zaznaczyć na etapie opisu, a nie dopiero w trakcie realizacji, kiedy zakres już został formalnie zatwierdzony.

Jak przygotować się do rozmowy o dofinansowaniu

Zanim skontaktujesz się z doradcą od konkretnego programu, warto mieć z naszej strony przygotowany zarys zakresu technicznego - jaki system firma dziś wykorzystuje, który proces ma zostać zdigitalizowany i jaki efekt chce się osiągnąć. Taki zarys znacznie przyspiesza pracę doradcy przy samym wniosku, a nam pozwala od razu wycenić realizację zgodnie z tym, co trafi do dokumentacji. Dlatego pierwszą rozmowę o projekcie najlepiej przeprowadzić jeszcze przed złożeniem wniosku, a nie dopiero po jego akceptacji.

Od czego zacząć

Jeśli rozważasz dofinansowanie rozbudowy ERP, najprostszym pierwszym krokiem jest rozmowa o tym, który obszar firmy wymaga zmiany najbardziej - to od niego zaczyna się opis techniczny, który można potem wykorzystać w dowolnym programie wsparcia. Więcej o samej usłudze i zakresie współpracy znajdziesz na stronie Cyfryzacja i dotacje.

‍