Traceability - czym jest identyfikowalność i jak działa śledzenie produktu od surowca do odbiorcy?

W skrócie

- Traceability to możliwość odtworzenia pełnej historii produktu - od surowca i dostawcy, przez produkcję, aż po konkretnego odbiorcę.

- Wyróżnia się trzy kierunki: backward (skąd pochodzi), internal (co dzieje się wewnątrz firmy) i forward (dokąd trafiło) - dopiero razem tworzą pełny system.

- Skuteczne traceability rzadko jest jedną aplikacją - to środowisko wymiany danych między ERP, magazynem (WMS) i produkcją.

- Pierwszym krokiem wdrożenia powinna być analiza procesu, a nie wybór terminala, drukarki czy konkretnego programu.

W nowoczesnej produkcji i dystrybucji samo posiadanie informacji o aktualnym stanie magazynowym często już nie wystarcza. Coraz większego znaczenia nabiera możliwość odpowiedzi na znacznie bardziej szczegółowe pytania: skąd pochodzi dany produkt, z jakich surowców powstał, przez jakie etapy procesu przeszedł, gdzie był magazynowany i do którego odbiorcy ostatecznie trafił?

Wyobraźmy sobie sytuację, w której klient zgłasza problem z konkretnym produktem. Firma powinna szybko ustalić jego partię, datę produkcji, wykorzystane komponenty, przebieg procesu oraz pozostałych odbiorców produktów z tej samej partii.

Jeżeli zebranie tych informacji wymaga przeszukiwania dokumentów, arkuszy Excel, systemu ERP i dodatkowych zapisów prowadzonych przez pracowników, identyfikacja może trwać wiele godzin, a czasami nawet dni.

Rozwiązaniem tego problemu jest traceability - system identyfikowalności pozwalający odtworzyć historię produktu oraz powiązanych z nim procesów.

Czym jest traceability?

Traceability oznacza możliwość identyfikowania i śledzenia produktu, surowca, komponentu lub partii na kolejnych etapach przepływu przez przedsiębiorstwo. W zależności od charakteru działalności może obejmować cały proces:

Przepływ produktu: od surowca do odbiorcy

Nie chodzi przy tym wyłącznie o zapis numeru partii. Skuteczny system identyfikowalności powinien umożliwiać powiązanie informacji pochodzących z różnych etapów procesu i szybkie odtworzenie historii konkretnego produktu.

Możemy więc spojrzeć na traceability w trzech kierunkach:

Backward traceability - identyfikacja wsteczna. Pozwala ustalić, skąd pochodził produkt lub surowiec, z jakiej dostawy lub partii został pobrany i jakie komponenty wykorzystano.

Internal traceability - identyfikowalność wewnętrzna. Obejmuje przepływ materiału i informacji wewnątrz przedsiębiorstwa - np. pomiędzy magazynem, produkcją, kontrolą jakości i magazynem wyrobów gotowych.

Forward traceability - identyfikacja do przodu. Pozwala ustalić, gdzie trafiła konkretna partia produktu i którym odbiorcom została wydana.

Trzy kierunki traceability: backward, internal, forward

Dopiero połączenie tych informacji pozwala stworzyć rzeczywisty system traceability.

Jakie informacje może obejmować system traceability?

Zakres danych zależy od procesów konkretnego przedsiębiorstwa. Nie każda firma potrzebuje takiego samego poziomu szczegółowości. System może rejestrować między innymi: numery partii i numery LOT, numery seryjne, daty produkcji i daty ważności, dostawców i partie dostaw, surowce i komponenty wykorzystane w produkcji, półprodukty i produkty gotowe, lokalizacje magazynowe, przyjęcia, przesunięcia, kompletacje i wydania, operatorów wykonujących poszczególne czynności, stanowiska i urządzenia produkcyjne, kolejne etapy realizacji zlecenia, wyniki kontroli jakości, odbiorców produktów, zwroty i reklamacje oraz dokumenty powiązane z operacjami w systemie ERP.

Nie oznacza to jednak, że należy rejestrować wszystko, co jest technicznie możliwe. Jednym z kluczowych etapów projektu traceability jest określenie, które informacje rzeczywiście są potrzebne i w jakich punktach procesu powinny być rejestrowane. Nadmiernie rozbudowany system może niepotrzebnie komplikować pracę. Zbyt prosty nie zapewni natomiast wymaganej identyfikowalności.

Dlaczego firmy wdrażają traceability?

Jednym z najbardziej oczywistych zastosowań jest możliwość szybkiej reakcji na reklamację lub konieczność wycofania określonej partii produktu. Załóżmy, że stwierdzono wadę jednego z wykorzystanych surowców. Dobrze zaprojektowany system powinien pozwolić ustalić: z której dostawy pochodził surowiec → w jakich zleceniach został wykorzystany → jakie partie produktów z niego powstały → gdzie znajdują się obecnie te produkty → którym klientom zostały wydane.

Bez odpowiednich powiązań firma może być zmuszona do kontroli lub wycofania znacznie większej liczby produktów niż jest to rzeczywiście konieczne. Traceability pozwala więc nie tylko zwiększyć bezpieczeństwo, ale również ograniczać ryzyko i koszty. Identyfikowalność wspiera także kontrolę jakości, analizę reklamacji, zarządzanie datami ważności, kontrolę procesów produkcyjnych oraz spełnianie wymagań odbiorców i stosowanych w przedsiębiorstwie systemów jakości.

Traceability w magazynie

Magazyn jest jednym z podstawowych miejsc powstawania danych potrzebnych do identyfikowalności. Już podczas przyjęcia można zarejestrować: partię dostawy, numer LOT, datę ważności, dostawcę, ilość oraz lokalizację, do której trafił towar. W kolejnych operacjach system może kontrolować jego przesunięcia, pobranie do produkcji, kompletację oraz wydanie.

Duże znaczenie mają tutaj kody kreskowe, kody QR, terminale mobilne oraz odpowiednio zaprojektowany system WMS. Pozwalają rejestrować operacje bezpośrednio w miejscu ich wykonywania, zamiast uzupełniać informacje później na podstawie dokumentów papierowych. Zmniejsza to ryzyko błędów i pozwala budować historię przepływu towaru praktycznie w czasie rzeczywistym.

Traceability w produkcji

W przedsiębiorstwie produkcyjnym identyfikowalność staje się bardziej złożona. Nie wystarczy wiedzieć, że surowiec znajdował się w magazynie. Trzeba również wiedzieć, do czego został wykorzystany. System może więc powiązać: partię surowca → zlecenie produkcyjne → operację → półprodukt → kolejną operację → partię produktu gotowego.

W zależności od potrzeb mogą być również rejestrowane informacje o operatorze, maszynie, czasie wykonania operacji, parametrach procesu czy wynikach kontroli jakości. W ten sposób powstaje cyfrowa historia produktu. Jeżeli później pojawi się problem jakościowy, możliwe jest odtworzenie jego drogi zarówno wstecz, jak i do przodu.

ERP, WMS i produkcja - dlaczego potrzebna jest integracja?

Jednym z częstych problemów przy projektowaniu traceability jest rozproszenie informacji. Część danych znajduje się w ERP, część w systemie magazynowym, część w programie produkcyjnym, a część nadal w arkuszach kalkulacyjnych lub dokumentach papierowych.

Dlatego skuteczny system identyfikowalności często nie jest pojedynczą aplikacją. Jest środowiskiem wymiany danych pomiędzy ERP, magazynem, produkcją i urządzeniami wykorzystywanymi przez pracowników. System ERP może pozostać centralnym źródłem informacji o towarach, kontrahentach, dokumentach i stanach, natomiast dodatkowe rozwiązania rejestrują dane operacyjne powstające bezpośrednio w magazynie czy na produkcji.

Środowisko wymiany danych: ERP ↔ WMS ↔ produkcja ↔ terminale

W 4Integro właśnie dlatego wychodzimy od istniejącego środowiska przedsiębiorstwa. Zamiast zakładać konieczność wymiany ERP, analizujemy możliwość jego rozbudowy o brakujące elementy i integracje. W przypadku przedsiębiorstw wykorzystujących m.in. Subiekt GT, Subiekt nexo PRO czy Navireo może to oznaczać rozszerzenie istniejącego środowiska o obsługę magazynu, produkcji, terminali mobilnych oraz dodatkowych mechanizmów identyfikowalności.

Kody kreskowe, QR czy RFID?

Technologia identyfikacji powinna wynikać z procesu, a nie odwrotnie. Najczęściej wykorzystywane są kody kreskowe. Są stosunkowo niedrogie, powszechnie obsługiwane i w wielu przedsiębiorstwach całkowicie wystarczające. W innych zastosowaniach mogą sprawdzić się kody QR pozwalające zapisać większą ilość informacji albo rozwiązania wykorzystujące RFID.

Sama technologia oznaczania nie tworzy jednak systemu traceability. Kod jest tylko identyfikatorem pozwalającym połączyć fizyczny produkt z informacją zapisaną w systemie. Najważniejsza pozostaje odpowiednio zaprojektowana struktura danych i sposób rejestrowania kolejnych zdarzeń.

Jak przygotować przedsiębiorstwo do wdrożenia traceability?

Pierwszym etapem nie powinien być wybór terminala, drukarki ani nawet programu. Powinna nim być analiza procesu. Trzeba określić m.in.: co chcemy identyfikować, na jakim poziomie szczegółowości, gdzie rozpoczyna się i kończy śledzenie, jakie dane są już dostępne w ERP, jak oznaczane są surowce i produkty, w których miejscach powstają nowe partie, jakie operacje wykonują pracownicy, gdzie potrzebne są terminale lub inne urządzenia, jakie raporty powinien zapewniać system oraz co powinno wydarzyć się w przypadku reklamacji lub wycofania partii.

Dopiero na tej podstawie można zaprojektować architekturę rozwiązania. W praktyce projekt może obejmować ERP, WMS, system produkcyjny, terminale mobilne, drukarki etykiet, kody kreskowe, mechanizmy integracyjne oraz dedykowane oprogramowanie. Dlatego w bardziej złożonych przedsiębiorstwach analiza funkcjonalna przed wdrożeniem pozwala ograniczyć ryzyko kosztownych zmian już w trakcie realizacji projektu.

Czy system traceability musi być rozwiązaniem dedykowanym?

Nie zawsze. W części przedsiębiorstw wystarczające mogą być gotowe funkcje związane z obsługą partii, numerów LOT, dat ważności czy lokalizacji magazynowych. Przykładem jest wykorzystanie systemu WMS do rejestrowania informacji na poziomie operacji magazynowych.

Problem pojawia się wtedy, gdy identyfikowalność ma przechodzić przez kilka różnych procesów lub systemów. Jeżeli firma chce powiązać: dostawę → magazyn → produkcję → kontrolę jakości → magazyn produktu gotowego → sprzedaż → klienta, często konieczne staje się zaprojektowanie dodatkowych integracji lub funkcjonalności.

Dlatego system traceability powinien być dostosowany do rzeczywistego modelu działania przedsiębiorstwa, zamiast zmuszać firmę do dopasowania procesów do ograniczeń przypadkowo wybranego programu. Więcej o rozwiązaniach projektowanych przez 4Integro można znaleźć na stronie poświęconej systemom traceability i identyfikowalności produktów.

Traceability a cyfryzacja przedsiębiorstwa

Wdrożenie identyfikowalności często jest częścią większej transformacji przedsiębiorstwa. Firma rozpoczyna projekt od potrzeby śledzenia partii, a podczas analizy okazuje się, że wymaga on również: cyfryzacji części operacji magazynowych, wdrożenia kodów kreskowych, rejestracji produkcji, wymiany danych z ERP, eliminacji dokumentacji papierowej, automatyzacji raportowania oraz integracji kilku wykorzystywanych systemów.

Dlatego traceability może być jednym z elementów szerszego projektu cyfryzacji i automatyzacji procesów. Warto spojrzeć na taką inwestycję nie tylko jako na realizację obowiązku czy wymagania odbiorcy, ale również jako okazję do uporządkowania przepływu informacji w przedsiębiorstwie.

Traceability w projektach dofinansowanych

Cyfryzacja, automatyzacja procesów, rozwój produkcji czy wdrażanie nowych technologii mogą być elementami projektów inwestycyjnych realizowanych przez przedsiębiorstwa, również przy wykorzystaniu dostępnych programów wsparcia. System traceability może stanowić część takiego większego przedsięwzięcia, jeżeli wynika to z jego celów, zakresu i warunków konkretnego programu.

W takich projektach istotne jest odpowiednio wczesne określenie zakresu technologicznego inwestycji. Potrzebna może być m.in.: analiza procesu → koncepcja rozwiązania → określenie funkcjonalności → integracja z istniejącymi systemami → dobór urządzeń → oszacowanie zakresu i kosztów → realizacja i wdrożenie.

4Integro może współpracować zarówno bezpośrednio z przedsiębiorstwem przygotowującym inwestycję, jak również z firmami doradczymi i agencjami zajmującymi się pozyskiwaniem dofinansowania, które potrzebują partnera technologicznego do przygotowania i późniejszej realizacji części informatycznej projektu. Naszą rolą może być analiza procesów i wymagań, opracowanie koncepcji technicznej, określenie zakresu funkcjonalnego oraz wykonanie i integracja rozwiązania z istniejącym środowiskiem ERP przedsiębiorstwa. Firma doradcza może dzięki temu skoncentrować się na części finansowej i formalnej projektu, a część technologiczna zostaje powierzona zespołowi zajmującemu się jej późniejszą realizacją.

Od czego rozpocząć?

Nie każda firma potrzebuje rozbudowanego systemu traceability. Czasami problem można rozwiązać poprzez uporządkowanie oznaczeń, wdrożenie kodów kreskowych lub rozszerzenie obecnego systemu magazynowego. W innych przedsiębiorstwach potrzebne będzie połączenie magazynu, produkcji i ERP oraz przygotowanie dedykowanych mechanizmów identyfikowalności.

Dlatego pierwszym krokiem powinno być określenie: co firma chce śledzić, dlaczego chce to robić oraz jakie informacje musi być w stanie odtworzyć. Dopiero wtedy można odpowiedzialnie dobrać technologię.

Planujesz wdrożenie traceability?

Jeżeli chcesz wdrożyć identyfikowalność produktów, partii lub procesów albo przygotowujesz większy projekt cyfryzacji przedsiębiorstwa, możemy wspólnie przeanalizować jego założenia i określić możliwy zakres rozwiązania. 

Zobacz nasze rozwiązania Traceability · 

‍