Jak zarządzać zleceniami produkcyjnymi bez wymiany systemu ERP

W skrócie

• Zlecenia produkcyjne, receptury BOM i rozliczenie kosztów można obsłużyć bez wymiany systemu ERP.
• Status zlecenia widać na bieżąco, zamiast dopiero po zakończeniu etapu przez brygadzistę.
• Receptury automatycznie zdejmują ze stanu materiały zgodnie z faktycznym zużyciem na hali.
• Terminale na hali działają też offline i synchronizują dane po powrocie połączenia.
• To uzupełnienie systemu, z którym firma już pracuje - nie kolejny, osobny program do produkcji.

Produkcja na kartkach i w Excelu - gdzie to najbardziej boli

W wielu firmach produkcyjnych status zlecenia znany jest tylko brygadziście, a koszt wykonania liczony jest „z pamięci” albo szacunkowo, dopiero po zamknięciu miesiąca. Zarządzanie zleceniami produkcyjnymi w taki sposób sprawdza się, dopóki firma jest mała - ale przy większej liczbie zleceń, pracy zmianowej czy kilku liniach produkcyjnych naraz zaczyna generować błędy: materiał się „gubi”, koszt produktu jest tylko orientacyjny, a dane księgowe i dane z hali żyją w dwóch różnych światach.

Jak to wygląda z modułem zintegrowanym z ERP

Rozwiązanie, które proponujemy w ramach zarządzania produkcją, nie zastępuje systemu ERP, z którym firma już pracuje - rozbudowuje go o warstwę produkcyjną. Zlecenie produkcyjne rozbite jest na etapy, a każdy z nich ma swój status, czas startu i zakończenia. Dzięki temu w każdej chwili wiadomo, na jakim etapie jest konkretne zlecenie, bez telefonu na halę.

Receptury BOM i rzeczywiste zużycie materiału

Receptury (BOM) definiują, z czego i w jakiej ilości powstaje dany produkt - a system zdejmuje materiał ze stanu na podstawie rzeczywistego zużycia zgłoszonego na etapie produkcji, nie na podstawie teoretycznej normy. To bezpośrednio przekłada się na dokładność stanów magazynowych i realny koszt wytworzenia każdej partii, liczony automatycznie, a nie szacowany po fakcie.

Terminale na hali - praca bez przerywania produkcji

Operatorzy rejestrują start i koniec etapu, zużyte materiały, braki i uwagi jakościowe na terminalach umieszczonych bezpośrednio na hali. Rejestracja działa również bez połączenia z siecią - dane synchronizują się automatycznie, gdy połączenie wróci, więc chwilowy problem z Wi-Fi na hali nie zatrzymuje pracy ani nie powoduje utraty danych.

Jak to się łączy z identyfikowalnością partii

Dla firm pracujących pod normy jakości - HACCP, ISO, BRC, IFS - rejestrowanie etapów produkcji w ten sposób jest też podstawą identyfikowalności: wiadomo, z jakiej partii surowca i na jakim etapie powstał konkretny produkt. Pełniej opisujemy to w artykule o traceability, a samą usługę traceability znajdziesz na stronie śledzenia partii.

Integracja z systemem, z którym firma już pracuje

Moduł produkcyjny wymienia dane z Subiektem GT, Subiektem nexo PRO czy Navireo tak, żeby zlecenie produkcyjne, rozliczenie materiałów i koszt trafiały do tego samego systemu, w którym firma prowadzi już księgowość i magazyn. Jeśli produkcja wymaga też wymiany danych z innymi systemami - na przykład z systemem klienta albo platformą zamówień - tę część opisujemy szerzej w artykule o integracji ERP krok po kroku.

Jak zacząć bez przestojów w produkcji

Wdrożenie modułu produkcyjnego nie musi obejmować od razu całej hali. Zwykle zaczynamy od jednej linii, jednego rodzaju zlecenia albo jednej zmiany, żeby zespół mógł przyzwyczaić się do rejestrowania danych na terminalu, zanim rozwiązanie trafi do pozostałych obszarów. Taki etapowy start pozwala też szybko zweryfikować, czy ustawione receptury i etapy zlecenia odpowiadają rzeczywistemu przebiegowi produkcji - a jeśli coś wymaga korekty, poprawiamy to, zanim moduł zacznie obsługiwać całą produkcję, a nie dopiero po pełnym wdrożeniu. Dzięki temu produkcja nie staje nawet na chwilę, a zespół uczy się nowego sposobu pracy etapami, a nie od razu na pełnej skali.

Co to oznacza dla rozliczenia kosztów produkcji

Dla działu księgowości największą zmianą jest to, że koszt produkcji nie jest już liczony zbiorczo na koniec miesiąca, a widoczny na poziomie konkretnego zlecenia i etapu - materiał, czas pracy i ewentualne braki są rejestrowane w momencie, w którym faktycznie powstają. Dzięki temu rozliczenie zlecenia nie wymaga już żmudnego uzgadniania danych z hali z danymi w systemie finansowo-księgowym - obie strony korzystają z tych samych, zarejestrowanych na bieżąco informacji, co skraca też czas potrzebny na zamknięcie miesiąca.

Od czego zacząć

Najlepszym punktem wyjścia jest rozmowa o tym, jak dziś wygląda rejestrowanie zleceń na hali - na kartce, w Excelu czy już częściowo w systemie - i gdzie najczęściej gubią się dane. Więcej o zakresie modułu i integracji z poszczególnymi systemami ERP znajdziesz na stronie Zarządzanie produkcją.

‍